Voorschot op offerte: hoeveel vragen en hoe ontvangen?

In het kort:

• Een voorschot van 30% bij ondertekening van de offerte is de marktstandaard om uw cashflow te beveiligen zonder commerciële wrijving te veroorzaken.
• Zodra het bedrag ontvangen is, bent u in België en Frankrijk wettelijk verplicht een genummerde voorschotfactuur met btw uit te reiken.
• Het resterende saldo wordt gefactureerd bij oplevering van de opdracht, waarbij het voorschot automatisch in mindering wordt gebracht.

Het vragen van een voorschot is de belangrijkste reflex om uw cashflow te beschermen en het reële engagement van uw klant te verzekeren. Toch aarzelen veel zelfstandigen en kmo's om een voorschot te eisen, uit vrees de verkoop mis te lopen.

Hier zijn de praktische regels om het juiste bedrag te bepalen, de beste betaalmethode te kiezen en boekhoudkundig 100% in orde te zijn.

1. Hoeveel voorschot vragen: gangbare marktpercentages

Het percentage van het voorschot hangt hoofdzakelijk af van uw sector en de omvang van het project:

• 30% (Standaard voor diensten en IT): Het meest gebruikelijke percentage voor intellectuele diensten (webontwikkeling, grafisch ontwerp, consultancy, copywriting). Het bekrachtigt het contract zonder de liquiditeit van de klant te zwaar te belasten.
• 50% (Korte projecten of maatwerk): Aanbevolen indien de opdracht minder dan een week duurt, wanneer u specifieke tijdslots in uw agenda moet blokkeren, of bij aankoop van materialen en licenties.
• 100% (Micro-prestaties): Voor kleine audits of snelle interventies (bv. onder € 300 excl. btw) is het gebruikelijk het volledige bedrag vooraf te factureren om administratieve rompslomp met twee facturen te vermijden.

2. Bancontact, overschrijving of online betaling?

Online betaling via Bancontact of kredietkaart bij het digitaal ondertekenen van de offerte verhoogt de conversie aanzienlijk: de klant tekent én betaalt in één vlotte handeling.

3. De fiscale verplichting: de voorschotfactuur

In België en Frankrijk volstaat het niet om een voorschot zomaar op uw rekening te ontvangen. Volgens de btw-wetgeving moet u verplicht een voorschotfactuur uitreiken zodra de betaling ontvangen is:

• Deze factuur draagt een eigen opeenvolgend factuurnummer.
• De btw is onmiddellijk opeisbaar over het ontvangen voorschotbedrag.
• Op de latere eindfactuur wordt het voorschotbedrag duidelijk in mindering gebracht op het totaal.

Wordt een opdracht geannuleerd na betaling van het voorschot? Dan moet u een creditnota opmaken om de boekhouding recht te zetten. Zie onze gids: Voorschot annuleren en terugbetalen volgens de regels.

Hoe HeyDevis uw voorschotten automatiseert

Met HeyDevis stelt u eenvoudig uw voorschotpercentage in (bv. 30%). Uw klant kan de offerte digitaal ondertekenen en direct het voorschot betalen via Bancontact of kaart. HeyDevis maakt automatisch de conforme voorschotfactuur aan en verrekent het saldo op de eindfactuur.