Wat is de verjaringstermijn om een creditnota uit te reiken?

De vordering tot teruggave van de btw verjaart na het verstrijken van het derde kalenderjaar volgend op het jaar waarin de oorzaak van de teruggave zich heeft voorgedaan (artikel 82bis Btw-Wetboek). Na deze 3 jaar kunt u de btw niet meer recupereren van de fiscus.

Mag ik een creditnota opmaken voor een onbetaalde factuur?

Enkel onder zeer strikte voorwaarden. Een klant die weigert te betalen is géén geldige reden voor een creditnota. U kunt de btw op een onbetaalde vordering pas terugvorderen wanneer het verlies zeker en definitief is (bijvoorbeeld na een vonnis van faillietverklaring en sluiting door de rechtbank, of een officieel attest van oninbaarheid afgeleverd door de curator).

Kan een creditnota een ondertekende offerte annuleren?

Neen. Een creditnota annuleert een factuur. Als een offerte ondertekend is maar er is nog geen factuur uitgereikt, gebeurt de ontbinding via een schriftelijk akkoord of addendum. Heeft u echter al een voorschot gefactureerd, dan moet u wel een creditnota opmaken om dat voorschot te annuleren en terug te betalen.

Creditnota in België: regels, verplichte vermeldingen en

Kort samengevat: in België is een creditnota (note de crédit) de enige wettelijke manier om een reeds uitgereikte factuur te annuleren of te corrigeren. Een factuur verwijderen is door het Btw-Wetboek strikt verboden. Een conforme creditnota moet een eigen doorlopend nummer hebben, uitdrukkelijk verwijzen naar de oorspronkelijke factuur, de verplichte wettelijke btw-vermelding bevatten (« Terug te storten btw aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht ») en aangegeven worden in btw-rooster 85. In B2B moet ze elektronisch verzonden kunnen worden via Peppol UBL.

Heeft u een factuur verstuurd met een foutief bedrag, bent u een commerciële korting vergeten, of heeft uw klant afgezien van de aankoop? In de Belgische boekhouding mag u een uitgereikte factuur nooit zomaar wissen of overschrijven.

De belastingwetgeving vereist een strikte chronologische en ononderbroken nummering. Om een factuur te corrigeren of te annuleren, is het opstellen van een creditnota de enige rechtsgeldige methode.

In deze gids leest u wanneer een creditnota verplicht is, welke vermeldingen het Koninklijk Besluit nr. 1 oplegt, hoe u de btw opneemt in uw periodieke aangifte (rooster 85) en wat de regels zijn voor Peppol-facturatie.

1. Wanneer moet u verplicht een creditnota opstellen?

Een creditnota is vereist zodra een gefactureerde transactie geheel of gedeeltelijk ongedaan wordt gemaakt:

Materiële fout op de factuur: een typfout in de prijs, een verkeerd btw-tarief (bv. standaard 21% in plaats van 6% bij renovatie), of een foutief ondernemingsnummer.
Volledige annulering van de verkoop: verbreking van het contract met wederzijds akkoord, herroeping door de klant, of niet-uitvoering van de werken.
Retour van goederen: terugname van beschadigde of niet-conforme goederen met terugbetaling aan de koper.
Korting na facturatie: een achteraf toegekende commerciële korting of korting voor contante betaling.
Oninbare schuld bij faillissement: wanneer het faillissement van uw klant definitief is uitgesproken door de ondernemingsrechtbank, waardoor u de doorgestorte btw mag terugvorderen van de staat.

Opgelet: Verwijder nooit een factuurnummer uit uw boekhoudpakket. Een onderbreking in de chronologische nummering is de eerste alarmbel bij een fiscale controle. Een ontbrekende factuur kan leiden tot administratieve boetes van € 50 tot € 5.000 per ontbrekend document en het verwerpen van de btw-aftrek.

2. De verplichte vermeldingen op een Belgische creditnota

Artikel 13 van het Koninklijk Besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot het Btw-Wetboek somt de verplichte vermeldingen op voor elke creditnota in België.

Onderdeel	Verplichte vermelding (KB nr. 1, art. 13)	Fiscaal doel
Aard van het document	De uitdrukkelijke vermelding "Creditnota"	Onderscheidt het document juridisch van een gewone verkoopfactuur
Nummering	Uniek nummer uit een doorlopende chronologische reeks	Aparte reeks (bv. CN-2026-001) of herkenbare doornummering
Data	Uitgiftedatum van de creditnota	Bepaalt het btw-kwartaal of de maand van de periodieke aangifte
Verplichte verwijzing	Nummer en datum van de oorspronkelijke factuur	Verplichte clausule: "Betreft factuur nr. [X] van [Datum]"
Gegevens leverancier	Naam, rechtsvorm, maatschappelijke zetel, KBO-nummer en RPR	Bepaalt de fiscale bevoegdheid en het btw-statuut
Gegevens klant	Naam, adres en btw-nummer (bij btw-plichtige klanten)	Noodzakelijk voor de btw-rechtzetting bij de medecontractant
Omschrijving correctie	Aard, hoeveelheid van de gecorrigeerde prestaties en reden	Bewijst de economische werkelijkheid van de prijsvermindering
Maatstaf en btw	Gecorrigeerd bedrag excl. btw, btw-tarief en btw-bedrag	Opsplitsing per tarief (21%, 12%, 6% of vrijgesteld)
Wettelijke btw-clausule	« Terug te storten btw aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht »	Verplicht zodra btw wordt teruggevorderd (KB nr. 1, art. 13, § 2)

3. De verplichte btw-vermelding en btw-roosters

Wanneer u een creditnota met btw uitreikt aan een btw-plichtige klant, vraagt u aan de FOD Financiën om teruggave van de btw die u eerder had doorgestort.

Om die teruggave fiscaal toe te staan, verplicht artikel 13, § 2 van het KB nr. 1 de volgende letterlijke vermelding op de creditnota:

« Terug te storten btw aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht. »

Zonder deze vermelding verliest u als verkoper het recht om de btw terug te vorderen van de belastingdienst. Deze tekst verplicht uw klant formeel om de eerder afgetrokken btw terug te storten aan de fiscus.

Gevolgen voor uw btw-aangifte (als verkoper)

In uw volgende periodieke btw-aangifte verwerkt u de creditnota als volgt:

Rooster 85 (Herzieningen in het voordeel van de aangever): hier vult u het btw-bedrag van de creditnota in. Dit bedrag verlaagt de aan de staat te betalen btw of verhoogt uw tegoed.
Rooster 48 (Correcties van de omzet): hier vult u het bedrag exclusief btw in voor prestaties die oorspronkelijk aan 21% waren gefactureerd.

Gevolgen voor uw zakelijke klant (als koper)

Zodra uw klant de creditnota ontvangt:

Vult hij het btw-bedrag in bij Rooster 84 (Herzieningen in het voordeel van de Staat) om de eerder afgetrokken btw door te storten.
Past hij zijn aankoopmaatstaf aan in Rooster 87 of via zijn aankooprekeningen.

4. Elektronische creditnota's en Peppol in België

In het kader van de verplichte elektronische facturatie tussen ondernemingen (B2B) in België moeten creditnota's eveneens verstuurd worden in een gestructureerd digitaal formaat via het Peppol-netwerk.

Een gewone creditnota in pdf via e-mail volstaat in B2B niet meer:

UBL Credit Note-formaat (BIS Billing 3.0): het XML-bestand gebruikt de Europese standaard onder documenttype UNCL1001 "381" (Credit Note).
Verplichte cac:BillingReference-tag: het UBL-bestand moet het exacte nummer van de oorspronkelijke factuur vermelden in cac:InvoiceDocumentReference, zodat het boekhoudpakket van uw klant de creditnota automatisch kan koppelen.
Positieve bedragen in Peppol: in tegenstelling tot sommige facturatiesoftware die mintekens (-) gebruikt, vereist de Peppol-standaard positieve bedragen; het documenttype 381 bepaalt automatisch het negatieve karakter van de verrichting.

5. Model van een conforme Belgische creditnota

Hieronder vindt u de structuur van een conforme creditnota:

CREDITNOTA nr. CN-2026-008
Uitgiftedatum: 14 maart 2026
Verplichte referentie: Betreft factuur nr. FAC-2026-042 van 12 februari 2026
Reden: Gedeeltelijke kwijtschelding wegens overeengekomen commerciële korting van 10%

Leverancier:
BV Studio Digital - Wetstraat 45, 1000 Brussel
KBO / Btw-nummer: BE 0845.123.456 - RPR Brussel
IBAN: BE68 5390 0754 7034

Klant:
Bedrijf BV - Louizalaan 120, 1050 Elsene
Btw-nummer: BE 0987.654.321

Detail van de correctie:

Correctie grafische ontwerpdiensten: - € 500,00 excl. btw

Gecorrigeerde maatstaf van heffing: € 500,00

Btw-tarief: 21%

Btw-bedrag: € 105,00
Totaal terug te betalen aan de klant: € 605,00 incl. btw

Verplichte wettelijke vermelding (KB nr. 1, art. 13, § 2):
« Terug te storten btw aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht. »

FAQ: Veelgestelde vragen over creditnota's in België

Hoe HeyDevis uw creditnota's in België automatiseert

Het handmatig opstellen van creditnota's en het correct vermelden van alle wettelijke clausules kost tijd en vergroot het risico op fouten.

Met HeyDevis maakt u in enkele seconden conforme creditnota's:

Aanmaken in 1 klik: open een factuur en klik op "Creditnota aanmaken". Het systeem koppelt automatisch het oorspronkelijke factuurnummer en de datum.
Automatische wettelijke clausules: de verplichte FOD Financiën-vermelding wordt automatisch toegevoegd en de btw-bedragen voor rooster 85 worden exact berekend.
Conform Peppol 2026: exporteer uw creditnota direct in UBL Billing 3.0-formaat voor digitale verzending.

Creditnota in België: regels, verplichte vermeldingen en model