Openstaande facturen opvolgen en beheren: methodes om tijdig betaald te worden

In het kort:

• Breng structuur in uw opvolging: een vriendelijke herinnering na 3 tot 5 dagen overschrijding, een formele tweede herinnering na 10 tot 12 dagen, en een ingebrekestelling na 20 tot 30 dagen.
• Een strak facturatieproces begint al vóór de uitvoering: vraag altijd een voorschot van 30% bij ondertekening van de offerte.
• Automatiseer uw herinneringen om tijd te besparen en het professioneel te houden.

Onbetaalde facturen zijn de grootste vijand van uw cashflow. Een effectieve opvolging van openstaande bedragen voorkomt dat achterstallige betalingen escaleren tot oninbare vorderingen.

1. Het ideale herinneringsschema

Om uw klanten respectvol doch kordaat tot betaling te bewegen, hanteert u een trapsgewijs schema:

1. Dag van vervaldag + 3 dagen (Vriendelijke herinnering): Een kort e-mailbericht waarin u informeert of de factuur goed werd ontvangen en een kopie in bijlage bezorgt.
2. Dag van vervaldag + 10 dagen (Tweede herinnering): Een zakelijke brief of mail met vermelding van de verstreken termijn en de wettelijke intresten en vergoedingen.
3. Dag van vervaldag + 20 à 25 dagen (Ingebrekestelling): Een formele aangetekende brief met een uiterste betaaltermijn van 8 dagen alvorens juridische stappen te ondernemen.

2. Waarom blijven facturen liggen?

In de meeste gevallen is wanbetaling geen kwade trouw, maar administratieve vergetelheid of een ontbrekende vermelding:

• De factuur vermeldde geen duidelijke vervaldatum of bankgegevens.
• De factuur belandde bij de verkeerde contactpersoon binnen de onderneming.
• De klant wacht zelf op betaling van zijn eigen afnemers.

3. Hulpmiddelen en sjablonen voor uw opvolging

Raadpleeg onze gratis hulpmiddelen om openstaande bedragen snel te recupereren:

• Tweede betalingsherinnering: sjabloon en regels
• Ingebrekestelling voor onbetaalde factuur: Word-sjabloon

Krijg sneller betaald met HeyDevis

Met HeyDevis houdt u realtime overzicht op al uw openstaande facturen, verstuurt u geautomatiseerde herinneringen en int u voorschotten via online betaalmethodes.