Facture conforme en France : modèle Word, Excel et PDF à télécharger

1. Quelles mentions une facture française doit-elle obligatoirement contenir ?

L'article 242 nonies A de l'annexe II du Code général des impôts fixe la liste. Elle est longue, mais elle se répète à l'identique sur chaque facture, donc autant la connaître une bonne fois.

Vos informations

• Nom ou raison sociale, forme juridique et capital social (pour une société)
• Adresse du siège
• Numéro SIREN ou SIRET (14 chiffres)
• Numéro de TVA intracommunautaire, sauf si vous êtes en franchise en base
• Mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" si vous êtes micro-entrepreneur sous ce régime

Les informations du client

• Nom ou raison sociale et adresse complète
• Numéro de TVA de l'acheteur, obligatoire pour les transactions B2B au-delà de 150 € HT (un client particulier n'en a pas, la ligne reste simplement absente)

Les informations sur la vente

• Date d'émission de la facture
• Numéro unique, basé sur une séquence chronologique continue
• Date de la prestation ou de la livraison, si elle diffère de la date de facturation
• Désignation précise de chaque prestation, quantité, prix unitaire HT
• Taux de TVA applicable par ligne (20 %, 10 %, 5,5 %, ou exonération)
• Total HT, montant de la TVA, total TTC

Les conditions de paiement

• Date d'échéance ou délai de règlement
• Taux des pénalités de retard applicables en cas de paiement tardif (le taux change selon que votre client est un professionnel ou un particulier, voir juste en dessous)
• Mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, obligatoire en B2B depuis 2013

Oubliez une seule de ces lignes sur une facture B2B et vous risquez, en théorie, une amende de 15 € par mention manquante, plafonnée à 25 % du montant facturé.

Le piège à éviter : appliquer les règles B2B à un client particulier. L'indemnité forfaitaire de 40 € et la pénalité majorée (souvent 3 fois le taux d'intérêt légal) viennent de l'article L441-10 du Code de commerce, un texte qui vise explicitement les "transactions entre professionnels". Face à un particulier, cet article ne s'applique pas : vous pouvez prévoir une pénalité de retard, mais au taux d'intérêt légal simple, et seulement si la clause figurait clairement sur votre facture ou vos conditions générales, jamais le forfait de 40 €. Je l'ai vu sur des factures de clients HeyDevis qui facturent un mix pro/particulier : coller le même pied de page partout, et le 40 € finit réclamé à un particulier qui n'a légalement rien à payer de plus que les intérêts de retard.

Et tant qu'on y est : facturer un particulier n'est pas soumis à la même obligation systématique qu'entre professionnels. Vous devez lui remettre une facture (ou une "note") dès qu'il la demande, et c'est automatique au-delà de 25 € TTC pour la plupart des prestations de service.

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2. Le modèle à télécharger

Trois formats, un seul critère pour choisir : ce que vous comptez en faire. Le Word se modifie librement, ligne par ligne. L'Excel va plus loin : les totaux (sous-total HT, TVA, TTC, net à payer) se recalculent seuls dès que vous changez une quantité ou un prix. Le PDF, lui, ne se modifie pas : il sert à voir à quoi ressemble une facture correctement structurée avant de reproduire la même chose vous-même.

Modèle Word, France

Modèle Excel avec calcul automatique, France

Aperçu du modèle en PDF, France

Les champs entre crochets sont à remplacer par vos informations. Aucun de ces modèles ne se substitue à une vérification de votre propre statut TVA.

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3. Combien de temps devez-vous conserver vos factures ?

10 ans. C'est la durée fixée par l'article L123-22 du Code de commerce pour les documents comptables, dont les factures font partie, à compter de la clôture de l'exercice concerné.

Une nuance que peu de gens connaissent : le délai de reprise fiscal, la période pendant laquelle l'administration peut vous contrôler, n'est en général que de 6 ans. Mais ce n'est pas parce que le fisc ne peut plus vous redresser après 6 ans que vous pouvez jeter vos factures : l'obligation comptable de 10 ans reste, elle, pleinement applicable, notamment en cas de litige commercial avec un client ou un fournisseur.

Personnellement, je trouve que c'est le genre de règle qu'on découvre au pire moment, le jour où un client réclame un justificatif pour une prestation vieille de 8 ans. Autant garder l'habitude dès le premier devis signé plutôt que d'y penser après coup.

Le format n'a pas d'importance (papier ou électronique), à condition que le fichier reste lisible et inaltérable sur toute la période. Un PDF correctement classé suffit largement, pas besoin d'imprimer quoi que ce soit.

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4. La numérotation : la règle la plus souvent mal appliquée

Chaque facture doit porter un numéro unique, basé sur une séquence chronologique continue, sans trou ni doublon. Vous pouvez tenir plusieurs séries (par exemple une par année, ou une par établissement si vous en avez plusieurs), mais chaque série doit rester continue en elle-même.

L'erreur classique : supprimer une facture annulée et renuméroter les suivantes. C'est interdit. Si une facture doit être annulée, vous émettez un avoir qui la référence, vous ne faites jamais disparaître le numéro d'origine.

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5. Ce que vous risquez en cas de facture incorrecte ou absente

• Mention manquante ou erronée : amende de 15 € par mention, plafonnée à 25 % du montant de la facture (article 1737 du CGI)
• Absence totale de facturation, ou facture fictive : amende pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale
• Défaut de conservation lors d'un contrôle : reconstitution du chiffre d'affaires par l'administration, généralement moins favorable que vos propres chiffres

Un exemple concret : un plombier facture une intervention à 400 € HT à un client professionnel. Il oublie de mentionner le taux de TVA applicable sur la ligne. Sur le papier, c'est une omission mineure. En cas de contrôle, c'est une mention obligatoire manquante, sanctionnable en tant que telle, même si le montant final de la facture est juste.

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Comment HeyDevis vous évite ces erreurs

Écrire chaque mention à la main, facture après facture, c'est le genre de tâche répétitive où l'oubli finit par arriver, pas par manque de rigueur, mais par fatigue.

Avec HeyDevis, la facture générée à partir d'un devis signé reprend automatiquement :

• Vos informations légales (SIREN, adresse, n° de TVA) saisies une seule fois dans votre profil
• La numérotation séquentielle, sans trou possible, gérée automatiquement
• Le taux de TVA correct selon votre régime (réel ou franchise en base, avec la mention art. 293 B si applicable)
• Les mentions de retard de paiement adaptées automatiquement : indemnité de 40 € et pénalité majorée pour un client professionnel, taux légal simple pour un particulier, sans que vous ayez à choisir vous-même la bonne formule
• Un historique conservé indéfiniment dans votre compte, bien au-delà des 10 ans exigés

Et pour l'export comptable ou un contrôle fiscal, l'export FEC (plan Expert) reprend directement ces mêmes factures au format attendu par l'administration. On détaille ce fichier ici.

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Ce qu'il faut retenir

1. Une facture incomplète n'est pas qu'un détail esthétique : chaque mention manquante est sanctionnable individuellement.
2. Conservez vos factures 10 ans, même si le contrôle fiscal ne remonte en général qu'à 6 ans.
3. Ne renumérotez jamais après suppression d'une facture : un avoir référence toujours la facture d'origine.
4. L'indemnité de 40 € et la pénalité majorée sont réservées aux clients professionnels : ne les appliquez jamais à un particulier.

Si vous êtes auto-entrepreneur, les règles spécifiques à votre régime (franchise en base, mention TVA) sont détaillées dans notre guide sur les devis auto-entrepreneur.