Elektronische facturatie via Peppol in België 2026: wat verandert er voor zelfstandigen en kmo’s

In het kort:

• Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische ondernemingen B2B-facturen uitwisselen in het gestructureerde UBL-formaat via het Peppol-netwerk.
• Uw offertes vallen hier niet onder: offertes worden nog steeds op de gebruikelijke wijze opgesteld, verstuurd en digitaal ondertekend.
• HeyDevis genereert automatisch conforme UBL/XML-bestanden die u direct kunt indienen via uw Peppol-toegangspunt.

Sinds 1 januari 2026 heeft België elektronische facturatie verplicht gesteld voor alle transacties tussen ondernemingen (B2B). Een gewone PDF-factuur die als bijlage bij een e-mail wordt verstuurd, volstaat niet langer: facturen moeten verplicht worden uitgewisseld over het Peppol-netwerk, in het gestructureerde UBL-formaat, met vermelding van uw KBO-nummer en de Belgische MAR-boekhoudstructuur (PCMN).

Voor zelfstandigen, aannemers, consultants en vrije beroepen in België is dit een fundamentele wijziging in de wettelijke verzendwijze van facturen. Hier leest u wat er concreet verandert en hoe u zich vlot in orde stelt.

1. Wat is Peppol: het beveiligde netwerk dat PDF-facturen vervangt

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk dat bedrijven in staat stelt om gestructureerde elektronische facturen (die automatisch leesbaar zijn door computers en boekhoudsoftware) op een gestandaardiseerde en veilige manier uit te wisselen. In België is het verplichte formaat UBL (Universal Business Language).

Een ingescande factuur of een standaard PDF per mail is voor B2B niet meer geldig: het bestand moet van machine tot machine communiceren via een erkend Peppol-toegangspunt (Access Point).

2. Voor wie geldt de verplichting en wat met offertes?

Het belangrijkste inzicht: het is de factuur die van kanaal verandert. Uw offertes blijft u versturen en laten ondertekenen zoals voorheen.

3. Wat moet u concreet in orde brengen?

Om ervoor te zorgen dat uw factuur niet wordt geweigerd door het netwerk:

• Een geldig en correct ingevuld KBO- en btw-nummer (bv. BE 0123.456.789).
• Het juiste btw-tarief (21%, 12%, 6% of vrijstelling art. 56bis).
• Uw elektronisch adres / Peppol-identificatienummer (meestal gebaseerd op uw KBO-nummer: 0208:0123456789).
• Uw bankgegevens (IBAN/BIC).

Hoe HeyDevis u helpt met Peppol in België

Met HeyDevis hoeft u geen technisch expert te worden in UBL-bestanden:

• Genereer met 1 klik een conforme UBL-factuur klaar voor Peppol vanuit uw getekende offertes.
• Behoud het vertrouwde PDF-formaat voor uw eigen archief en voor uw B2C-klanten.

Lees ook: Conforme factuur maken in België.