Conforme factuur maken in België: verplichte vermeldingen en gratis sjabloon

In het kort:

• Een Belgische factuur moet verplicht de gegevens van beide partijen bevatten, inclusief KBO- en btw-nummer, een uniek opvolgend factuurnummer, de leverings- of prestatiedatum, en een gedetailleerde prijsopgave met btw-uitsplitsing.
• Vanaf 1 januari 2026 moeten alle facturen tussen Belgische ondernemingen (B2B) verplicht worden verstuurd als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk.
• Facturen moeten worden uitgereikt uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de levering of dienst.

Het uitreiken van een conforme factuur is in België een strikte wettelijke verplichting voor elke zelfstandige en vennootschap. Een ontbrekende vermelding of foutief btw-tarief kan leiden tot administratieve boetes en vertraging bij betaling.

1. De verplichte vermeldingen op een Belgische factuur

Volgens het btw-wetboek (Koninklijk Besluit nr. 1) moet elke factuur de volgende vermeldingen bevatten:

Identificatie van uw onderneming

• Volledige naam en rechtsvorm (bv. BV, eenmanszaak)
• Adres van de maatschappelijke zetel
• KBO- en btw-nummer (bv. BE 0123.456.789)
• Bankrekeningnummer (IBAN en BIC)
• RPR (Rechtspersonenregister) met vermelding van de bevoegde rechtbank (voor vennootschappen)

Identificatie van de klant

• Volledige naam / Bedrijfsnaam en adres
• Btw-nummer van de klant (verplicht bij B2B-transacties)

Factuurgegevens

• De vermelding "Factuur"
• Een uniek, doorlopend factuurnummer uit een ononderbroken chronologische reeks
• De factuurdatum (uitgiftedatum)
• De datum van levering van goederen of voltooiing van de dienst (indien verschillend van de factuurdatum)
• De uiterste betalingsdatum

Beschrijving van de goederen of diensten

• Hoeveelheid en aard van de geleverde goederen of omschrijving van de diensten
• Eenheidsprijs exclusief btw, eventuele kortingen en het totale bedrag excl. btw
• Het toepasselijke btw-tarief (21%, 12%, 6% bij renovatie of 0%) en het totale btw-bedrag
• Het totaal te betalen bedrag inclusief btw

2. Bijzondere fiscale vermeldingen

In bepaalde situaties vereist de fiscus specifieke vermeldingen:

• Kleine onderneming (Art. 56bis WBTW): Indien u bent vrijgesteld van btw (jaaromzet < € 25.000 excl. btw), mag u geen btw aanrekenen en vermeldt u verplicht:
  "Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting" (de officiële formulering sinds 1 januari 2025).
• Verlegging van heffing (Medecontractant): Bij werken in onroerende staat tussen btw-plichtigen:
  "Btw verlegd — Koninklijk Besluit nr. 1, art. 20".
• Intracommunautaire levering: Bij levering aan een btw-plichtige in een andere EU-lidstaat:
  "Vrijstelling van btw op grond van art. 39bis WBTW".

3. Uitreikingstermijnen en betalingstermijnen

• Wanneer uitreiken? Uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand waarin de levering plaatsvond of de dienst werd voltooid.
• Wettelijke betalingstermijn (B2B): Bij gebrek aan een contractuele overeenkomst geldt standaard een termijn van 30 kalenderdagen. Bedrijven mogen contractueel maximaal 60 dagen afspreken. Bij overschrijding gelden de wettelijke verwijlinteresten en de forfaitaire vergoeding van € 40.

4. Download uw gratis factuursjabloon

Gebruik onze kant-en-klare modellen om direct aan de slag te gaan:

• Download het Word factuursjabloon voor België
• Download het Excel factuursjabloon met formules voor België

E-facturatie via Peppol: verplicht vanaf 1 januari 2026

Vanaf 1 januari 2026 volstaat een gewone PDF via e-mail niet langer voor B2B-transacties in België. Bedrijven moeten overschakelen naar gestructureerde XML-facturen (UBL) verzonden via het beveiligde Peppol-netwerk.

Met HeyDevis bent u nu al voorbereid: maak conforme facturen, genereer UBL/Peppol-bestanden en beheer uw betalingen en voorschotten zonder moeite.

Lees ook onze gids: Elektronische facturatie via Peppol in België 2026.